Reiseabrechnung *)

Elemente	möglicher Funktions­umfang
systemseitig bereitgestellte Ausgangsdaten	Stammdaten Reisender Belegtypen (frei konfigurierbar) Belegdaten aus anderen Abrechnungs­lösungen (z.B. aus Reise­mittel­bestellung) und Rechnungs­daten-Importen (Kredit­karten­abrechnung, Flug­gesell­schaften etc.) erhaltene Mahlzeiten aus Bewirtungsabrechnung Kontierungen (Kostenstellen, Projekte etc.) Strecken aus elektronischem Fahrten­buch genehmigte Reiseanträge generierte Reise­abrechnungen bei Auswärts­tätigkeiten aus der Zeiterfassung Vorlagen (z.B. durch Kopie früherer Abrechnung) Berechtigungen Freigabe­instanzen
Erfassung Reisedaten durch Mitarbeiter	allgemeine Abrechnungs­daten (Reisegrund, auftrags­bezogen/ intern etc.) Belege vom Mitarbeiter verauslagt Belege vom Arbeitgeber verauslagt Reiseverlauf (Orte, Datum und Zeiten) Strecken­details zur Nutzung als Fahrtenbuch (km-Stände, Strecken­typen etc.) unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten Kontierung (auch mehrere pro Reise) Kontakt­details für vertriebliche Analysen (besuchte Adressen, Ansprech­partner etc.)
Berechnung Kosten und Erstattungs­betrag	Tages- und Übernachtungs­pauschalen (nach steuer­lichen Sätzen oder nach individueller Reise­richtlinie) Abzüge für Tages­pauschalen durch erhaltene Mahlzeiten Erstattungs­betrag Mitarbeiter Reisekosten pro Kontierung (ermöglicht umfassendes Reise­kosten­controlling) Differenz­rechnung bei Korrektur bereits erfolgter Reise­abrechnung
Freigabeworkflow	Benachrichtigung per E-Mail über freizugebende Vorgänge frei konfigurier­barer Instanzenweg (z.B. Mitarbeiter - Personal­vorgesetzter - Reise­stelle) schnellste Auszahlungen durch mögliche Entkopplung von Abrechnungs­freigabe und Papier­beleg­prüfung alternativer Instanzenweg in Abhängigkeit von Reisedaten (Höhe Erstattungs­betrag, Kontierungs­typ etc.) alternativer Instanzenweg bei vorliegender Reise­antrags­genehmigung
Verarbeitung/ Schnittstellen	ins Rechnungswesen für die Verbuchung (z.B. SAP/FI) in die Finanz- oder Lohn­buch­haltung für die Erstattung (z.B. SAP/FI oder SAP/HR) in die Lohn­buch­haltung für die Lohn­versteuerung ins CRM-System fürs Besuchs­journal

Diese Lösung lässt sich ausgezeichnet ergänzen mit der allgemeinen Auslagenabrechnung.

*) Wir verwenden bevorzugt den Begriff "Reise­abrechnung" statt "Reise­kosten­abrechnung", denn in den seltensten Fällen wird man sich bei der Implemen­tierung eines Abrechnungs­systems auf den reinen Auslagen­ersatz beschränken. Schließlich werden dem Reisenden neben den beleg­mäßig nach­gewiesenen Reise­kosten zahl­reiche zusätzliche Informationen abverlangt, um die Abrechnung kostenmäßig und lohnsteuerlich vollständig durchführen zu können.

Schlagworte: Reise, Dienst­reise, Geschäfts­reise, Spesen, Spesenabrechnung, Auslagen, Tages­pauschale, Übernachtungs­pauschale, Reise­abrechnung, Reise­kosten­abrechnung, Reise­kosten­erstattung, Kosten­erstattung.